Tegenwoordig bestaan er geen producten zonder data. Een grote hoeveelheid data. Producten dragen allerlei informatie met zich mee: technische data, logistieke data en commerciële productinformatie. Voor een bedrijf van enige omvang, zeker wanneer het zich begeeft op internationale markten, doet zich al snel een probleem voor: hoe kan al deze data overzichtelijk worden bewaard, verwerkt en geïnterpreteerd? De oplossing voor deze uitdaging heet product information management (PIM).

Wat is product information management?

Product information management (ook wel bekend als product master data management of product content management) krijgt over het algemeen de vorm van een informatiesysteem. Dit overkoepelende systeem bevat alle productinformatie en is compatibel met zoveel mogelijk verschillende applicaties. Met een centraal systeem beschikken alle kanalen over dezelfde informatie die eenvoudig kan worden toegevoegd en bewerkt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan technische documenten, verkoopdocumentatie, promotiemateriaal en productafbeeldingen.

Wanneer gebruik maken van PIM?

Wanneer wordt het voor een bedrijf nodig om een product information management systeem in te zetten? Dit is afhankelijk van de hoeveelheid data die op verschillende niveaus wordt geproduceerd. Hoe meer data vanuit diverse kanalen wordt aangedragen, hoe groter de behoefte wordt om deze stroom centraal te bundelen. Denk hierbij aan de volgende scenario’s:

• Het bedrijf maakt een grote hoeveelheid producten.
• Producten dragen veel informatie voor klanten (labels, waarschuwingen, inhoud, ingrediënten, herkomst.)
• Productdata moet in verschillende talen aanwezig zijn.
• Er zijn verschillende interne en externe bronnen voor productdata.
• Het bedrijf maakt gebruik van verscheidene marketingkanalen.
• Er moet rekening worden gehouden met een groot aantal leveranciers.
• Het assortiment is dynamisch (denk aan seizoensgebonden producten, collecties, tijdelijke aanbiedingen of korte samenwerkingen.)
• Verschillende afdelingen zijn verantwoordelijk voor een deel van de productdata.

Eén aspect verdient extra aandacht: de online klant. Steeds meer consumenten doen hun aankoop digitaal en dit zal alleen maar toenemen. Dit betekent dat online marketing steeds belangrijker wordt. En diffuser. Het online landschap bestaat immers uit een groot aantal kanalen. Potentiële klanten zullen hier niet alleen producten aanschaffen maar ook het onderzoek doen voordat ze daadwerkelijk overgaan tot een aankoop. Daarnaast produceert de klant steeds meer informatie over aankopen door recensies, verhalen, beeldmateriaal en aanbevelingen te publiceren. Product information management is de oplossing om de veelheid aan informatie die online over producten circuleert te sturen en zowel accuraat als up-to- date te houden. Hierdoor zal de merkidentiteit krachtiger worden gepresenteerd.

Voordelen gebruik PIM

Wat zijn nu de specifieke voordelen van het gebruik van een product information management systeem?

• Gedeelde verantwoordelijkheid
  Een gefragmenteerde manier van omgaan met productdata leidt tot een gebrek aan leiding en overzicht. Wie is verantwoordelijk voor welk aspect van productdata? PIM heeft verschillende mogelijkheden tot zijn beschikking om de workflow te optimaliseren, transparantie te vergroten en de samenwerking tussen bedrijfsonderdelen te verbeteren. Met een goedwerkend PIM systeem kunnen werknemers alle noodzakelijke informatie over producten opvragen die zich op een centrale plek bevindt (de single source of truth) en vervolgens decentraal kan worden gebruikt.
• Vermindering van kosten en risico’s
  De vermindering van kosten en risico’s door een succesvolle PIM implementatie kan op veel manieren tot stand komen. Een groot aantal processen, of deze nu intern of door leveranciers worden aangestuurd, kan met een PIM systeem worden geautomatiseerd. Werknemers kunnen zich hierdoor meer bezighouden met het toepassen van productdata in plaats van het te verwerken of bewerken. Dit zorgt voor plezieriger werk, een afname van fouten en een verhoogde productiviteit.
• Grotere flexibiliteit en voorspelbaarheid
  PIM zorgt ervoor dat de gefragmenteerde productdata van de bedrijfsvoering in een overkoepelend systeem wordt opgenomen. Dit systeem is zeer flexibel, waardoor benodigde componenten en applicaties snel en zonder problemen kunnen worden toegevoegd. Het complete traject van productdata zal hierdoor ook minder onvoorspelbaar worden.
• Verbeterde kwaliteit van de data
  Een belangrijke vraag die men zich altijd moet stellen is: wat is goede data? In een bedrijfsomgeving staat dit gelijk aan gestandaardiseerde en heldere data. Hierdoor kan het direct worden gebruikt in externe kanalen. Men kan de kwaliteit van productdata hoog houden door gebruik te maken van een gebruikersvriendelijke interface en de kwaliteitscontrole te automatiseren. Een hoge kwaliteit van productdata is tegenwoordig essentieel, omdat de informatie vaak direct zichtbaar is voor klanten in een online omgeving.

Wie biedt PIM systemen aan?

PIM systemen zijn veelzijdig en complex. Ze worden meestal door specialistische bedrijven gemaakt. De marktleiders zijn de laatste jaren Riversand, Hybris (inmiddels overgenomen door SAP), IBM, Stibo Systems, SRC-PIM en Informatica. Ook bestaan er open source oplossingen, zoals Pimcore of Akeneo. De mogelijkheden verschillen per systeem en zijn vaak geoptimaliseerd voor een bepaalde bedrijfstak of bedrijfsvoering. Dit betekent dat voor aanschaf gedegen onderzoek moet worden gedaan. Vergeet hierbij vooral niet te kijken naar een eenvoudige integratie met IT systemen die al op de werkvloer aanwezig zijn. Ook kunnen PIM systemen onderdeel zijn van een grotere master data management suite, zoals Stibo Systems.