Vanwege de onmiskenbare toename van productdata wordt Product Information Management (PIM) steeds vaker als noodzakelijk gezien. Zodra een bedrijf aan e-commerce doet of product data aan meerdere klanten moet leveren dan kan men eigenlijk niet meer om een PIM-systeem heen. Als beginnend e-commerce bedrijf met een beperkt aanbod is het nog mogelijk om productdata met conventionele programma’s te beheren. Wanneer men groeit, meerdere leveranciers gebruikt, internationale markten opgaat of overgaat op een longtail-strategie lijkt de aanschaf van een geavanceerd PIM-systeem onontkoombaar. Wat zijn de redenen om over te gaan tot implementatie?

Praktische verbeteringen door PIM

Het beste is om bij de presentatie van een businesscase voor PIM de focus niet teveel te leggen op de kostenbesparing maar de focus op datakwaliteit te leggen wat vele voordelen heeft zoals minder retour, klachten, betere conversie. Probeer allereerst bepaalde signalen op te pikken in de bedrijfsvoering die een overstap naar PIM, om praktische redenen, interessant maken. Denk hierbij aan:

• Men biedt een steeds groter aantal unieke producten aan met rijke product informatie en of classificatie. De hoeveelheid data die dit genereert kan snel onhanteerbaar zijn. Feit is dat bedrijven met meer dan een vijftigduizend producten altijd een PIM-systeem gebruiken.
• Men lanceert vaak nieuwe producten. Nieuwe producten genereren vanzelfsprekend nieuwe productdata, in hoeveelheden die men in eerste instantie niet verwacht. Niet alleen moet een productcode in het systeem worden verwerkt, maar de nieuwe rijke data moet ook foutloos op verscheidene kanalen verschijnen. Een centrale databron helpt de coördinatie van dit vernieuwingsproces.
• Productdata bevinden zich op verschillende locaties. Wanneer productdata onderdeel zijn van diverse databases vergroot dit bij het onderling communiceren de kans op fouten. Het integreren en valideren van al deze data met een centraal systeem verkleint het aantal fouten en zal op de lange termijn veel minder tijd in beslag nemen.
• Wanneer de klanten van een bedrijf zich in diverse landen bevinden, kan een PIM-systeem van onschatbare waarde zijn. Beschrijvingen, labelinformatie en teksten op afbeeldingen moeten kunnen worden aangepast aan de locatie en het bijhorende taalgebied. Een PIM-systeem maakt het bronmateriaal eenvoudig toegankelijk voor lokale marketingteams die vervolgens gestandaardiseerde versies kunnen gebruiken.

Hogere Conversie, lagere kosten

In een businesscase wil men graag harde cijfers zien. Wat gaat de implementatie van een PIM-systeem financieel opleveren? Vanzelfsprekend hangt dit af van specifieke omstandigheden, de soort producten en de schaal. Toch zijn er enkele algemene opmerkingen te plaatsen.

Hogere online conversie. De kern van de zaak is dat betere productinformatie voor meer verkopen zorgt:

• Online conversie wordt verhoogd door verbeterde zoekfunctionaliteiten, betere navigatie met heldere categorisatie, toepassing van filters en het duidelijker vergelijken van producten.
• Er vinden meer gecombineerde verkopen plaats door het beter kunnen aanbieden van gerelateerde producten (cross sell).
• Wanneer klanten minder onzeker zijn over productinformatie zullen zij eerder het product aanschaffen.
• Producten zullen sneller geleverd kunnen worden (time to market verkorten).

Dit alles bij elkaar zal voor een grotere klanttevredenheid zorgen wat leidt tot meer terugkerende klanten.

Lagere kosten. Een PIM-systeem kan op verschillende manieren de efficiëntie verhogen en uiteindelijk kosten besparen. Hierbij moet men denken aan:

• Het sneller kunnen vinden en bewerken van informatie.
• Verbeterde productinformatie leidt tot minder geretourneerde producten (want voldoen vaker aan de verwachtingen.)
• Door automatisering van dataprocessen hoeft minder data met de hand te worden ingevoerd wat tot veel minder fouten leidt.
• Een afname van logistieke fouten waardoor minder producten worden aangeschaft die uiteindelijk niet geleverd kunnen worden.
• Minder vragen voor de klantenservice over productinformatie.
• Leveranciers en fabrikanten dragen veel meer bij aan correcte productdata.
• Meer kunnen doen met het zelfde aantal mensen tegen een hogere data kwaliteit.

Waarom echt een PIM-systeem overwegen?

De kostenbesparing op operationeel niveau moet in perspectief worden geplaatst. De aanschaf van een PIM-systeem is immers ook een investering. Net als de mogelijke investering in hardware die waarschijnlijk nodig is om het PIM-systeem in de complete organisatie te integreren. Daarnaast zal de implementatie en onderhoud tijd en mankracht kosten waarbij veel aandacht moet worden besteed aan training van personeel.

Uiteindelijk zal de grote winst zijn te vinden in de essentiële bijdrage die PIM levert aan een adaptatie naar een longtail-strategie en de voordelen van een zo compleet mogelijke productinformatie in een complexe bedrijfsvoering waarbij online verkoop steeds belangrijker wordt. PIM is in deze zin onderdeel van een nieuw retaillandschap waar productinformatie van hoge kwaliteit meer waarde kent dan voorheen. Niet alleen de consument vindt dit belangrijk. Een bedrijf zal vaker zaken doen met leveranciers die correcte informatie aandragen. Cijfers zijn altijd belangrijk in een businesscase. Maar net zo belangrijk is het om een aantal sprekende voorbeelden te vinden van bedrijven als Coolblue, Wehkamp en Bol die succesvol zijn geworden door steeds meer te perfectioneren en PIM op alle niveaus wisten door te voeren.

Het helpt ook om de implementatie van een PIM-systeem niet louter te presenteren als IT-project dat processen automatiseert. De marketing en logistieke afdeling dienen zoveel mogelijk betrokken te worden bij de businesscase. De mogelijkheden die PIM biedt aan de touchpoints moet de marketingafdeling inspireren tot nieuwe acties en productinnovatie.

PIM, meer kwaliteit, sneller een nieuw product op de markt, betere en correcte productdata, cross sell, hogere klant tevredenheid, minder retouren!