In een Product Informatie Management (PIM) systeem sla je productinformatie op. Het systeem biedt de mogelijkheid om producten met enorm veel attributen te omschrijven. Maar wat een product karakteriseert blijft over het algemeen statisch: de hoogte en breedte, classificatie, relaties, de kleur of omschrijving is overal hetzelfde. Een PIM-systeem wordt vaak gepresenteerd als een overkoepelend systeem, een oplossing voor de complete bedrijfsvoering voor product informatie (ook wel een geïntegreerde oplossing genoemd.) Toch zijn niet alle aspect van een product statisch. Wil je PIM inzetten met het doel om meerdere klanten te voorzien van productinformatie, desgewenst met prijzen, dan zal er altijd een ERP (Enterprise Resource Planning) systeem aan te pas komen.
Wat is dynamische data?
Dynamische data is informatie die voor hetzelfde product steeds verschillend kan zijn. Het beste voorbeeld is natuurlijk de verkooprprijs per klant die om verschillende redenen aan verandering onderhevig is denk aan aanbiedingen, valutaveranderingen of het verschil per klant tussen inkoopprijs en uiteindelijk verkoopprijs (heb je 4000 klanten dan kunnen er in principe 4000 verschillende prijzen voor hetzelfde product gelden.) Een ander voorbeeld is zogenaamde batchnummers. Een product wordt in een batch gemaakt: 15.000 producten kunnen bijvoorbeeld uit één batch komen, die vervolgens een nummer ter identificatie krijgen toegewezen. Dat is handig want de nummers maken de hele batch traceerbaar, zodat een terugroepactie sneller verloopt doordat alle producten exacter kunnen worden gelokaliseerd. Een bekend en noodzakelijk voorbeeld zijn medicijnen. Maar ook tegels worden in batches geproduceerd. Ze komen uit een kleurbad en van een tegel uit die batch kan men 100% garantie geven dat deze dezelfde kleur heeft als alle andere tegels uit dezelfde batch. Een volgende batch van dezelfde kleur kan een klein beetje anders zijn (kleur tint is iets donkerder).
Met prijzen is dat nog complexer, stel dat een leverancier 1.000 klanten heeft waarvoor 1.000 producten leverbaar zijn, allemaal met een eigen prijs, dan zou het ERP elke keer als de prijzen veranderen een export moeten maken om een PIM systeem te voeden. De PIM moet dan feitelijk 1.000 x 1.000 = 1.000.000 prijsregels opslaan (terwijl het gemaakt is om productdata te faciliteren en het efficiënte gebruik hiervan te verhogen.) Stel nu dat de prijzen eind volgende maand aflopen en dat men vanaf het begin van de nieuwe maand met een nieuwe prijs moet komen, dan ontstaan er dus twee regels, een met de prijs geldig tot einde van de maand en een met de prijs vanaf de nieuwe maand. Dat vertaalt zich naar 2 x 1.000.000 = 2.000.000 prijsregels. Hier is een PIM systeem niet voor gemaakt. Hoe dan om te gaan met dagprijzen, koersveranderingen etc etc, hoe wil je dit gaan managen? Is de nieuwe prijs dan wel op het juiste moment in het juiste kanaal zichtbaar? Hoe zal het met de performance van de PIM gaan? Waar moet je zijn als er iets mis gaat?
Waar komt dynamische data vandaan?
Deze data moet je uit de systemen laten komen waar ze ook in vastgelegd worden, dit is meestal het ERP systeem. De gehele prijs calculatie van inkoop tot verkoopprijzen per klant staan in ERP. Batches worden ook in ERP vastgelegd, welke producten uit welke batch zijn naar welke klanten gegaan. Is er dan toch een terugroepactie dan kun je vanuit je ERP systeem zo terug vinden waar dat ene product heen is gegaan uit die specifieke batch. Maar waarom dan nog een PIM systeem gebruiken? Het nadeel van een ERP systeem is dat het vrij basaal is wat betreft de hoeveelheid data die het kan verwerken. De mogelijkheden zijn te beperkt voor de steeds hogere eisen voor productdata. Een koppeling tussen beide systemen is dan een logische oplossing, lees ook “Product Information Management”.
Hoe koppel je PIM en ERP aan elkaar?
De koppeling van PIM en ERP is mogelijk zonder dat er dubbele data ontstaat. Dit wil men vermijden omdat op deze manier fouten in het systeem sluipen die voor verwarring leiden en voor veel extra werk zorgen. Een koppeling wordt tot stand gebracht door een middelware-systeem. Binnen een dergelijk systeem kan een mapping worden gebouwd die de prijs (of batch) gegevens uit het ERP krijgt en deze aanvult met productdata uit PIM om er vervolgens een export in een bepaald formaat van te maken. Op deze manier wordt optimaal gebruikt gemaakt van de kracht van beide systemen die ook nog eens zijn toegespitst op de wensen van alle klanten.
Om het voorbeeld van de prijzenlijst te gebruiken: je wilt 4.500 klanten allemaal een prijslijst versturen voor de 5.000 producten die je voert. ERP geeft de prijsgegevens aan, eventueel verrijkt door CRM (Customer Relationship Management) data. De productdata, eventueel aangevuld met productafbeeldingen uit het DAM (Digital Asset Management systeem voor foto’s, video, gebruiksaanwijzingen of veiligheidsbladen) wordt dan gemapt naar een XML prijslijst voor de eerste 1.500 klanten en een PDF-document voor nog eens 2.000 klanten terwijl de overige 1.000 klanten graag een Excel-file willen ontvangen. Ook kan het middleware-systeem na het maken van de prijslijsten deze versturen op de manier zoals de klant dat wil (bijvoorbeeld per email, via FTP of AS2, etc.)
Conclusie
Doordat dynamische data enorm kan groeien en feitelijk in het ERP wordt beheerd moet je deze niet nog een keer willen opslaan in een PIM systeem. Dit is omslachtig en levert uiteindelijk veel extra werk op, met grote kans op fouten (met alle concequenties van dien). Maar een ERP is te beperkt om aan de moderne eisen van bijvoorbeeld een grote webwinkel te voldoen. Een PIM systeem maakt beheer van dit soort online verkoop veel eenvoudiger en veelzijdiger. Laat de verschillende systemen dus gewoon doen waar ze goed in zijn: PIM de productdata en ERP legt de transactie data en financiële data vast.
