Het Global Data Synchronisation Network (GDSN) maakt het voor handelspartners mogelijk om product data met elkaar te delen. Op het moment dat een fabrikant of een leverancier product data publiceert, krijgt de klant / retailer nieuwe product data of een update binnen. De datapools hebben als doel om wereldwijde standaarden te introduceren op het gebied van product informatie. In Nederland is GS1 de meest bekende (onder andere bekend van de streepjescode die je op elk product in de winkel tegenkomt).

De GDSN datapool in stappen

Hoe werkt de GDSN datapool? Allereerst moet elke organisatie die hier gebruik van wil maken zich aanmelden. De datapool is verbonden met de Global Registry, een centraal register waarmee onderlinge connecties en verschillende datapools over de wereld worden gegarandeerd. Wanneer twee partijen data willen synchroniseren via een datapool moeten de volgende stappen worden ondernomen:

• Leveranciers bereiden interne data voor om aan de GS1 standaarden te voldoen.
• Vervolgens voegen de leveranciers hun data toe aan de door hun gekozen gecertificeerde datapool.
• De datapool stuurt basisinformatie van elk item naar de GS1 Global Registry (GLN/GTIN/GPC code en de target market).
• Potentiële ontvangers van de data melden zich aan voor de items van de leverancier in het GS1 Global Registry via de door hun gekozen datapool. Het GS1 Global Registry herkent de datapool waarin de opgevraagde items zich bevinden.
• Met gebruik van een synchronisatieprogramma kunnen handelspartners een publicatie- en aanmeldingsproces uitvoeren. Hierna wordt informatie over items automatisch en continu gesynchroniseerd tussen de verschillende datapools.

Datapool in de praktijk

De aanmelding bij een GDSN datapool vormt geen losstaande actie. De gegevens die men synchroniseert, zullen gebruikt worden in diverse bedrijfsprocessen. Men kan de gegevens van de GDSN datapool optimaal inzetten in combinatie met een Product Information Management systeem (PIM). PIM is een centrale bron voor alle productinformatie. Het biedt de mogelijkheid om deze te beheren, van leverancier tot marketingafdeling. Het gebruik van PIM zorgt er onder andere voor dat de kwaliteit van de productinformatie verbetert, de doorlooptijd om producten op de markt te brengen kleiner wordt en een betere conversie met meer vervolgaankopen. De meeste PIM-systemen zullen moeiteloos GDSN datapools kunnen integreren, het punt is alleen het onderhoud. Regelmatig zullen er updates worden doorgevoerd, zoals datamodel wijzigingen, valuaties aanpassingen, codelijsten die veranderen. Voor elke update zou de het PIM systeem potentieel aangepast moeten worden, tenzij de PIM leverancier hier garanties op geeft (zie ook de gecertificeerde PIM leveranciers klik hier). Een gecertificeerde GDSN PIM oplossing is bijvoorbeeld SRC-PIM (voor de DSE en IM voor zowel de suppliers als de retailers en tevens marktleider op dit gebied). Op deze manier zal het PIM-systeem het hele proces van gegevensbeheer organiseren. De GDSN-gegevens worden op deze manier geharmoniseerd met bestaande assortimenten. Data zal sneller worden samengevoegd. Zeker wanneer het bedrijfsproces internationale ketens kent, is deze integratie van essentieel belang.

Specifieke voordelen

De globalisering van de markt zorgt voor een aantal uitdagingen. Leveranciers bevinden zich vaak in meerdere landen. De producten worden in verschillende landen en talen verkocht. En de verkooppunten zijn dankzij de opkomst van online kanalen vermenigvuldigd. Het is mogelijk om deze uitdaging aan te gaan mits men een grip krijgt op de datastroom die de veranderingen teweegbrengen. Een van de belangrijkste consequenties is dat productinformatie moet kloppen, niet alleen omdat de consument wordt afschrikt wanneer deze informatie niet uniform is maar ook omdat het wettelijk verplicht is. De medicijn- en voedselbranche zijn wat dit betreft zeer gevoelig voor wetgeving. Stel dat je als bedrijf in voedselwaren je producten op de internationale markt wil verkopen. In dat geval heb je direct te maken met EU wetgeving als verordening nr. 1169/2011 voor voedingswaarde, ingrediënten en allergiewaarschuwingen op het productetiket. In het thuisland zal dit in de eigen taal worden opgesteld, waar al snel een Engelse vertaling aan kan worden toegevoegd. Voor andere landen in de EU is deze vertaling echter niet voldoende en moet de productinformatie foutloos worden overgenomen in de taal van het land waarin het wordt verkocht. Wanneer men voedselproducten naar de Verenigde Staten exporteert, krijgt men te maken met andere regelgeving van de Food and Drug Administration (FDA), zoals de Hazard Analysis & Critical Control Points (HACCP). Productinformatie zal hier aan moeten worden aangepast. Incorrecte of onbegrijpelijke productinformatie kan bij dit soort producten leiden tot gezondheidsproblemen of allergische reacties, met alle financiële gevolgen van dien.

Gerichte productinformatie

Met gebruik van GDSN datapools beschikt men altijd over de gestandaardiseerde productinformatie. Bovendien is wetgeving op verschillende productgebieden (bijvoorbeeld de allergenen informatie) continu in beweging waardoor men altijd over de meest actuele informatie wil beschikken. Daarnaast kunnen regio’s of zelfs verkooppunten vragen om specifieke productinformatie, denk bijvoorbeeld aan supermarkten die apps ontwikkelen waarmee QR-codes gelezen kunnen worden die deze allergenen informatie weer tonen. In zulke gevallen wordt de GDSN datapool ingezet om de klantervaring te innoveren. Uiteindelijk kan men flexibel omgaan met productinformatie, op zowel lokaal als globaal niveau. Dit vertaalt zich naar een potentieel groter aantal klanten die men bovendien met een betere klantervaring effectiever kan binden of laten terugkeren.