Product information management (PIM) biedt oplossingen voor een groot aantal uitdagingen. De keten van productie, levering, marketing en verkoop kent steeds vaker een internationaal karakter. Dit resulteert in een explosieve groei van productdata die efficiënt door verschillende partijen verwerkt en beheerd moet worden. Een product information management systeem is software die hier een oplossing voor biedt. Lees hier hoe u het voor u juiste PIM systeem kiest.

Valkuilen bij de keuze van een PIM systeem

De aanschaf van een PIM systeem vereist een goede voorbereiding. PIM systemen zijn complex en kunnen diep ingrijpen op de bedrijfsvoering. Men doet bovendien een investering voor de lange termijn. De verkeerde keuze van een systeem kan zeer negatieve gevolgen hebben, helemaal als er een grote investering is gedaan. Hoe groot is die investering? De prijzen voor een PIM systeem lopen zeer uiteen. Er bestaan gratis open source pakketten, zoals Pimcore en Akeneo. Wie over een degelijke ICT afdeling beschikt, kan dit soort pakketten inzetten en compleet finetunen naar de wensen van de organisatie. Door dit proces van personaliseren is het echter mogelijk dat software-updates soms niet meer werken, waardoor men altijd zelf verbeteringen moet aandragen. Dit kan op de lange termijn een tijdrovende taak vormen, met bijbehorende kosten die van te voren moeilijk zijn in te schatten. Er bestaan PIM systemen voor kleine bedrijven die verkrijgbaar zijn vanaf ongeveer €20.000. Gerenommeerde systemen van grote spelers als IBM, Stybo systems of Hybris kunnen meer dan €500.000 kosten. Zelfs meer dan een miljoen euro komt voor. Deze bedragen laten weinig ruimte voor een verkeerde keuze.

Zaken om in de gaten te houden

Er zijn veel PIM systemen op de markt die verschillen qua mogelijkheden. Men moet dus een match zien te vinden tussen de wensen van het bedrijf en de mogelijkheden van het softwaresysteem. Start met een analyse, inventariseer de bestaande bronnen en bepaal welke doelsystemen en/of klanten bediend moeten worden. Geef antwoord op vragen als:

  • Wie is de eigenaar van welke groepen attributen?
  • Welke ambities heeft uw bedrijf?
  • Ambieer u groei?
  • Wilt u internationaal gaan opereren?
  • Bent u geïnteresseerd in de verkoop over meerdere kanalen?

Dit soort vragen houden een schaalvergroting in die een grotere stroom van productdata zal opleveren. Hoe meer afhankelijk men is van het nieuwe systeem (denk aan het aantal gebruikers, nieuwe rollen en processen), hoe complexer het zal zijn. Dit vertaalt zich vrijwel onvermijdelijk naar een hoger prijskaartje.

Volg een beslissingstraject

Al deze factoren kunnen overweldigend zijn. De keuze voor een PIM systeem vergt tijd en structuur en helpt dan om overzicht te creëren. Een manier om overzicht te krijgen is door een beslissingstraject te volgen. Hier kan men een aantal zaken in verwerken:

  • Vorm een team om de beslissing te maken. PIM systemen zijn te complex om de keuze aan een individu over te laten. Stel een klein team samen met de belangrijkste stakeholders. Daar horen zeker iemand van de ICT afdeling en een aantal gebruikers bij. U kunt overwegen om een PIM specialist te vragen om mee te doen. Uiteindelijk zal een persoon de knoop doorhakken, maar op deze manier verkleint u de kans op ondoordachte beslissingen, waarbij een belangrijk aspect over het hoofd is gezien.
  • Maak een wensenlijst. Probeer duidelijk te krijgen wat het systeem moet kunnen. Bij voorkeur kan men hierbij aangegeven of een functie verplicht is of gewoon handig om er bij te hebben. Functies zijn belangrijk, maar vergeet niet te kijken naar klanttevredenheid, gebruiksvriendelijkheid, aanpasbaarheid van het systeem, mate van support en of er een Nederlandstalige versie bestaat.
  • Doe onderzoek naar het softwarebedrijf. Omdat de keuze voor een PIM systeem ingrijpend en voor de lange termijn is, moet men ook kijken naar de leverancier van het systeem. Is deze financieel gezond? Software- bedrijven zijn gevoelig voor overnames, is dit hier ook het geval? Voorkom dat uw bedrijf met een systeem komt te zitten waar geen support meer voor is.
  • Probeer kosten te vergelijken. Kosten van een PIM systeem zijn niet uniform. Een eerlijke vergelijking van de kosten houdt rekening met de kosten over een lange tijdsperiode van zeker vijf jaar (niet alleen out-of-the- box maar ook de kosten van modules, implementatie en updates.)
  • Verklein de mogelijke keuze snel tot drie á vijf systemen. De focus die dit geeft, zorgt ervoor dat men zich beter op details kan concentreren.
  • Ga niet alleen af op verkooppraatjes. Wanneer men vraagt naar demogelijkheden van een PIM systeem zal de marketingafdeling waarschijnlijk vertellen dat hun systeem aan alle eisen voldoet. Laat ze dit bewijzen met een demonstratie. Alleen op deze manier komt u er achter of de onmisbare functies echt aanwezig zijn en werken zoals u wenst.

Conclusie: zoek ervaringen

Met de bovengenoemde overwegingen zal men eenvoudiger de juiste keuze maken voor een goed passend PIM systeem. Bedenk dat u niet het eerste bedrijf bent dat PIM wil inzetten. Dit betekent dat er al veel ervaringen zijn. Maak hier gebruik van, bijvoorbeeld door met bedrijven te praten die de PIM systemen gebruiken die u overweegt aan te schaffen. Vraag daarbij naar de ervaringen met de implementatie- partners en wat er tijdens het proces goed en mis ging. Voordat u overgaat tot een definitieve keuze, is het handig om te vragen of u op een klantendag van de PIM leverancier mag langskomen. Hier hoort u over de echte issues die er spelen, de mogelijke roadmap en kunt u iedereen vragen naar hun ervaringen.